Digitalizacja materiałów archiwalnych

Jedną z form zabezpieczenia materiałów archiwalnych jest sporządzanie ich kopii, które udostępnia się zamiast oryginałów, chroniąc je w ten sposób przed nadmierną eksploatacją. Kiedyś sporządzano mikrofilmy, a obecnie skany.

Cyfryzacji poddawane są akta najczęściej wypożyczane (metrykalne) oraz najstarsze (np. dokumentacja Naczelnika Powiatu Kaliskiego z XIX w.). W 2021 r. największym wyzwaniem na tym polu była digitalizacja ponad 400 kaset SVHS wytworzonych przez Telewizję Centrum w latach 90. XX w.

Pod koniec 2011 r. APK utworzyło kosztem 230 000 zł własną pracownię digitalizacji. Archiwum korzysta również z usług firm zewnętrznych, specjalizujących się w takiej działalności. W przypadku materiałów wcześniej zmikrofilmowanych, skany z mikrofilmów wykonuje Narodowe Archiwum Cyfrowe w Warszawie.

Skany udostępniane są na ogólnopolskim portalu "Szukaj w Archiwach", a także na platformie Dropbox, a jeżeli występują jakieś ograniczenia prawne (np. ochrona danych osobowych), w pracowni naukowej kaliskiego Archiwum.

W grudniu 2011 r. utworzono w Archiwum Państwowym w Kaliszu pracownię digitalizacji.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

Docelowo skany zostają umieszczone na portalu "Szukaj w Archiwach".

Jednym z największych przedsięwzięć digitalizacyjnych kaliskiego Archiwum była cyfryzacja kaset SVHS Telewizji Centrum.
APK, Centrum Kultury i Sztuki w Kaliszu, Telewizja "Centrum", sygn. 195

W 2015 r. Narodowe Archiwum Cyfrowe umieściło na portalu "Szukaj w Archiwach" partię skanów akt metrykalnych i stanu cywilnego z zasobu Archiwum Państwowego w Kaliszu. 24 497 skanów zostało wykonanych w pracowni digitalizacji kaliskiego Archiwum. Wśród nich znalazły się akta parafii rzymskokatolickich w Dębe, Godzieszach, Iwanowicach, Liskowie, Stawiszynie i Wieruszowie, akta urzędów stanu cywilnego w Czerminie i Zdunach oraz Okręgu Bożniczego w Kaliszu.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

W 2018 r. prowadzono digitalizację akt zespołu archiwalnego Naczelnik Powiatu Kaliskiego z lat 1817-1866 [1867]. Zeskanowano 172 j.a. uzyskując 39 465 kopii cyfrowych. Dodatkowo zdigitalizowano 56 j.a. dotyczących osoby Jana Pawła II (1054 skanów), m.in. związanych z pielgrzymką papieża do Kalisza w 1997 r. Wszystkie akta zdigitalizowano we własnej pracowni.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

W 2021 r. Archiwum Państwowe w Kaliszu umieściło na portalu "Szukaj w Archiwach" kolejne kopie cyfrowe dokumentów ze swojego zasobu. Wśród nich są 164 poszyty XIX-wiecznego Naczelnika Powiatu Kaliskiego (41 751 skanów) oraz 696 ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego z lat 1878-1935 (94 225 skanów). W ten sposób łączna liczba skanów APK udostępnianych na SwA przekroczyła wówczas 1,7 mln.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

W 2021 r. do digitalizacji skierowano 815 ksiąg różnych parafii i urzędów stanu cywilnego działających na terenie właściwości kaliskiego Archiwum. Wśród nich znalazły się najstarsze księgi parafii kaliskich: rzymskokatolickich św. Józefa i św. Mikołaja, ewangelickiej, a także wyznania mojżeszowego przejęte w 2018 r. z Archiwum Państwowego w Poznaniu. Kontynuowano również skanowanie kartoteki meldunkowej miasta Kalisza z lat 1931-1951. We własnej pracowni digitalizacyjnej oraz w specjalistycznych firmach zewnętrznych zdigitalizowano 1088 ksiąg i poszytów uzyskując blisko 206 tys. Skanów.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

W 2023 r. roku Archiwum Państwowe w Kaliszu rozpoczęło digitalizację akt XIX-wiecznych notariuszy kaliskich. Na serwerze zewnętrznym, dostępnym pod adresem https://www.archiwum.kalisz.pl/zobacz-skany-online umieszczono repertoria notariuszy: Franciszka Bajera z lat 1820-1846, Mikołaja Basińskiego z lat 1832-1851, Andrzeja Bogusławskiego z lat 1808-1818 i Ignacego Główczewskiego z lat 1820-1824 i 1828.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

W 2023 r. Archiwum Państwowe w Kaliszu umieściło na serwerze zewnętrznym skany Kontroli Skarbowej Dochodów Stemplowych w Kaliszu z lat 1816-1867, obejmującej swoim działaniem powiaty: kaliski, wartski, piotrkowski, radomski, częstochowski, ostrzeszowski, wieluński, sieradzki, szadkowski, koniński i pyzdrski.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

Od sierpnia 2023 r. w sieci jest dostępna pozostała część kartoteki mieszkańców Kalisza z lat 1931-1951. Skany zostały umieszczone na serwerze zewnętrznym, dostępnym poprzez stronę internetową Archiwum Państwowego w Kalisz www.archiwum.kalisz.pl/zobacz-skany-online.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

We wrześniu 2024 r. na "Szukaj w Archiwach" umieszczono zeskanowane księgi rejentów z I połowy XIX w. (zespoły nr: 94, 95, 98, 100, 101, 104, 111) oraz repertoria notariuszy międzywojennych (zespoły nr 126, 128, 129, 130, 134, 136, 138, 414-420, 426, 427, 430, 432 i 1559) - łącznie 302 księgi obejmujące 126 000 skanów.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

W 2025 r. kaliskie Archiwum intensywnie pracowało na polu digitalizacji. W ramach przygotowań do termomodernizacji przyspieszono cyfryzację ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego. Łącznie zdigitalizowano 1098 jednostek, co przełożyło się na 61 805 skanów. Równocześnie Archiwum kontynuowało cyfrowe zabezpieczenie swoich najcenniejszych dokumentów. Zeskanowano 92 księgi notariuszy z XIX w. (47 302 skanów), większość akt funkcjonariuszy i więźniów Więzienia Karno-Śledczego w Kaliszu z okresu II wojny światowej, akta Szkoły Wojewódzkiej w Kaliszu (1775-1868), Wyższej Szkoły Realnej w Kaliszu (1847-1861), Szkoły Realnej w Kaliszu (1881-1910), Zbiór dokumentów osady wybranieckiej w Russowie (1759-1917), 6 fotografii legionistów Józefa Piłsudskiego internowanych w Szczypiornie (1917) oraz początkowe jednostki Rady Opiekuńczej Zakładów Dobroczynnych Powiatu Kaliskiego (1805-1873) - łącznie 1995 j.a. i 46 000 skanów.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu

31 stycznia 2025 w serwisie "Szukaj w archiwach" zamieszczono skany akt kaliskich notariuszy z XIX w.: Stanisława Kobyleckiego z lat 1820-1832, Jana Leszczyńskiego z lat 1819-1820, Piotra Szrubarskiego z lat 1834-1844, Nepomucena Wojciechowskiego z lat 1844-1855. Łącznie 31 453 skanów pochodzących z 44 ksiąg.
Ze zbiorów Archiwum Państwowego w Kaliszu