8 marca 2013 r. w siedzibie Archiwum odbyło się zebranie sprawozdawcze za 2012 rok. Gościem spotkania był prof. Władysław Stępniak - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Zebranie otworzyła dyrektor APK - dr Grażyna Schlender, która w imieniu swoim i pracowników przywitała gościa oraz przedstawiła pracowników kaliskiego archiwum.
Następnie Dyrektor podsumowała pracę Oddziału I Gromadzenia i Ewidencji Materiałów Archiwalnych, Oddziału II - Opracowania i Udostępniania Materiałów Archiwalnych, stanowiska ds. nadzoru archiwalnego oraz Działu Administracyjno-Gospodarczego. Dyrektor dr Grażyna Schlender omówiła w paru zdaniach działalność archiwum w 2012 r. Stan posiadania Archiwum Państwowego w Kaliszu na dzień 31 grudnia 2012 r. wynosił 1416 zespołów i zbiorów akt, obejmujących 277 256 j.a. (3295,42 m.b.). W ubiegłym roku przybyło 13 nowych zespołów i zbiorów, przejęto dopływy do 108 zespołów i zbiorów. Archiwum wzbogaciło się o 6474 j.a. (39,64 m.b.). W okresie sprawozdawczym opracowano 3681 j.a. (13,01 m.b.), rozpoczęto archiwizację kaset SVHS lub video byłej Telewizji Centrum w Kaliszu z lat 90. XX w. Rozpoczęto planową i systematyczną digitalizację akt metrykalnych i stanu cywilnego. Dzięki własnej pracowni digitalizacji, a także dodatkowym środkom z NDAP pozwalającym na zakup usługi zewnętrznej w tym zakresie, zdigitalizowano 346 j.a. ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego obejmujące 79 121 stron (80 461 skanów). Pliki użytkowe zostały, w części, umieszczone na portalu Szukajwarchiwach. W 2012 r. Archiwum nadzorowało 161 jednostki organizacyjne. Spośród nadzorowanych jednostek organizacyjnych 81 - to państwowe jednostki organizacyjne (w tym 56 to urzędy stanu cywilnego), a 80 - to organy samorządu terytorialnego wraz z samorządowymi jednostkami organizacyjnymi. W pracowni naukowej udostępniono ogółem 13490 akt i mikrofilmów. Zauważalny jest wzrost liczby odwiedzin w pracowni w celu skorzystania z materiałów archiwalnych. W minionym roku wpłynęło 963 podań, z tego 54 % stanowią kwerendy genealogiczne. Warte podkreślenia są także działania popularyzacyjne kaliskiego archiwum, na które w ubiegłym roku złożyły się wystawy (organizowane samodzielnie lub we współpracy z łódzkim oddziałem IPN), lekcje archiwalne dla dzieci i młodzieży, konkurs Ad fontes! Odkrywamy tajemnice Kalisza i regionu kaliskiego oraz cykl Kaliskie Spotkania Archiwalne. Archiwum jest wydawcą dwóch publikacji dotyczących Kalisza i regionu.
W drugiej części zebrania Dyrektor Naczelny Archiwów Państwowych prof. Władysław Stępniak zapoznał pracowników kaliskiego archiwum m.in. ze strategią archiwów, zmianami strukturalnymi NDAP, z pracami nad nowelizacją ustawy archiwalnej. Przekazał słowa ministra kultury i dziedzictwa narodowego Bogdana Zdrojewskiego, które wygłosił podczas otwarcia konferencji "Archiwa w świecie cyfrowym. 5 lat NAC - doświadczenia i perspektywy". Szef resortu kultury zapowiedział wzrost nakładów na inwestycje, a także wynagrodzeń archiwistów.
Zebranie zakończyła dyrektor APK, która złożyła podziękowanie pracownikom za zaangażowanie w działalność w 2012 r.
Wszystkich zainteresowanych szczegółowymi danymi z działalności APK w 2012 r. zapraszamy do Biuletynu Informacji Publicznej, gdzie zamieszczono tekst sprawozdania.
